プライバシーポリシー

文書ソリューションズ東京（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する文書関連サービス（以下「本サービス」といいます。）におけるお客様、取引先、採用応募者その他の関係者の個人情報の取扱いについて、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。

1. 事業者情報

事業者名：文書ソリューションズ東京

住所：〒101-0041 東京都千代田区神田須田町2丁目19-23 文書ソリューションズ東京

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3-6285-7943

2. 収集する情報および取得方法

当社は、本サービスの提供、運営、改善等のため、以下の個人情報を取得することがあります。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 請求先情報、配送先情報、契約情報
• お問い合わせ内容、打合せ記録、通信記録
• 本サービスの利用履歴、アクセスログ、端末情報、Cookie等の識別子
• 採用応募に関する情報（履歴書、職務経歴書、面接記録等）
• その他、当社が業務遂行上必要と判断して取得する情報

当社は、これらの情報を、本人からの直接取得、契約・申込書類、メール・電話・Webフォーム、業務委託先からの提供、ならびに本サービスの利用に伴う自動取得等の方法により取得します。

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。

• 本サービスの提供、運営、管理のため
• 文書作成、編集、校正、印刷、電子化、保管、配送その他関連業務の遂行のため
• お問い合わせ、見積り依頼、資料請求等への対応のため
• 契約の締結、履行、請求、支払、与信管理、債権管理のため
• 本人確認、認証、不正利用防止、セキュリティ確保のため
• 本サービスの品質向上、改善、新サービス開発のため
• キャンペーン、案内、重要なお知らせ等の送付のため
• 採用選考、連絡、入社手続のため
• 法令、ガイドライン、行政機関の要請等への対応のため
• 上記に付随する業務のため

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

日本法上、当社は個人情報保護法その他の適用法令に基づき、適法かつ公正な手段により個人情報を取り扱います。当社が個人情報を取り扱う主な根拠は、以下のとおりです。

• 本人の同意がある場合
• 契約の締結または履行のために必要な場合
• 法令上の義務を履行するために必要な場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
• 当社または第三者の正当な利益を保護するために必要な場合で、本人の権利利益を不当に侵害しないと判断される場合

なお、要配慮個人情報を取得する場合、または利用目的の範囲を超えて取り扱う場合には、法令に従い、必要な同意取得その他の措置を講じます。

5. 個人情報の第三者提供

当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関または地方公共団体等への協力が必要な場合
• 業務委託先に対して、利用目的の達成に必要な範囲で個人情報の取扱いを委託する場合
• 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由により事業が承継される場合

当社は、業務委託先に個人情報の取扱いを委託する場合、委託先の適切な選定、契約締結、監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう努めます。

6. 外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービス、メール配信、データ保管、分析、サポート等のため、個人情報を外国にある第三者に提供し、または外国にあるサーバーに保存する場合があります。その場合、当社は個人情報保護法その他関連法令に従い、以下のいずれかの措置を講じます。

• 本人の同意を取得する
• 提供先の個人情報保護制度、提供先が講ずる保護措置等について必要な情報を提供する
• 法令上認められる適切な保護措置を講じる

当社は、外国にある第三者への提供がある場合、必要に応じて、提供先の国名、当該国の個人情報保護制度、提供先の保護措置に関する情報を、法令に従い本人に開示します。

7. 保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令・契約上必要な期間に限り保存し、保存期間満了後は、適切な方法により消去または匿名化します。

• 契約・取引情報：契約終了後、法令上必要な期間
• お問い合わせ情報：対応完了後、一定期間
• アクセスログ等：セキュリティ管理上必要な期間
• 採用関連情報：選考終了後、一定期間または法令上必要な期間

保存期間は、法令改正、業務上の必要性、紛争対応の必要性等に応じて見直されることがあります。

8. ご本人の権利

本人は、個人情報保護法その他適用法令に基づき、当社に対して以下の請求を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 訂正、追加または削除
• 利用停止または消去
• 第三者提供の停止
• 第三者提供記録の開示

また、本人は、一定の場合において、処理の制限に相当する措置を求めることができます。さらに、本人が当社に提供した情報について、法令上認められる範囲で、データポータビリティに相当する方法による提供を求めることができる場合があります。

これらの請求を希望される場合は、第12項のお問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、法令に従い、本人確認のうえ、合理的な期間内に対応します。ただし、法令上、開示等に応じられない場合があります。

9. 同意の撤回

本人が個人情報の取扱いについて同意した場合であっても、当該同意はいつでも撤回することができます。撤回を希望される場合は、第12項のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

ただし、同意の撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。また、同意の撤回により、本サービスの全部または一部をご利用いただけなくなる場合があります。

10. 苦情・相談の申出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求については、第12項のお問い合わせ窓口にて受け付けます。必要に応じて、当社は適切かつ迅速に対応します。

なお、個人情報保護法に基づく苦情の申出先として、個人情報保護委員会その他の公的機関に相談することもできます。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。

• 個人情報保護に関する社内規程の整備
• 従業者に対する教育・監督
• アクセス権限管理、認証管理、ログ管理
• 暗号化、バックアップ、ウイルス対策等の技術的対策
• 委託先の選定・監督
• 保管媒体、書類、端末の適切な管理
• 事故発生時の報告・対応体制の整備

当社は、必要に応じて安全管理措置を見直し、継続的な改善に努めます。

12. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情、相談は、以下までご連絡ください。

文書ソリューションズ東京

住所：〒101-0041 東京都千代田区神田須田町2丁目19-23 文書ソリューションズ東京

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3-6285-7943

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により周知し、掲載時または別途定める効力発生日から適用されます。

重要な変更を行う場合には、変更内容および適用時期を分かりやすい方法で通知します。

制定日：2026年4月27日