文書ソリューションズ東京 利用規約

本利用規約（以下「本規約」といいます。）は、文書ソリューションズ東京（以下「当社」といいます。）が提供する各種文書関連サービスの利用条件を定めるものです。お客様は、本規約に同意のうえ、当社のサービスをご利用ください。

1. イントロダクションおよび規約への同意

本規約は、当社が提供するサービスの利用に関する当社と利用者との間の権利義務関係を定めるものです。利用者は、当社のサービスを申し込むこと、見積書・発注書・申込書その他これらに準ずる書面または電磁的方法による承諾を行うこと、あるいは実際にサービスの提供を受けることにより、本規約のすべての条項に同意したものとみなされます。

利用者が未成年者、成年被後見人、被保佐人または被補助人である場合、法令に従い、必要な法定代理人等の同意を得たうえでサービスを利用するものとします。

2. サービスの範囲

当社は、以下の文書関連サービスを提供します。

• 契約書・規程類の作成支援
• 申請書類・届出書の整備
• 紙文書の電子化・スキャン代行
• 文書管理ルールの設計
• 社内マニュアル・業務手順書の制作
• 重要書類の保管・整理サポート

当社は、利用者から提供された情報、資料、指示に基づき、文書の作成支援、整備、電子化、整理、保管補助等を行います。なお、当社は、弁護士、司法書士、行政書士、税理士その他の有資格者が法令上独占的に行うべき業務を、当該資格者として行うものではありません。法的判断、個別具体的な法令適用、官公署への代理申請等が必要な場合は、利用者の責任において適切な専門家へ相談するものとします。

当社は、サービス内容、提供方法、納期、成果物の仕様その他必要事項を、個別契約、見積書、提案書、注文書、メール等により別途定めることがあります。個別契約と本規約の内容が異なる場合は、個別契約が優先します。

3. 利用者の義務および責任

利用者は、以下の事項を遵守するものとします。

• 当社に提供する情報、資料、データ、指示等について、真実、正確かつ最新の内容を提供すること。
• 第三者の権利を侵害しないこと、ならびに適法に利用可能な資料のみを提供すること。
• 当社からの確認、補正依頼、追加資料の要請に対し、合理的な範囲で速やかに対応すること。
• 成果物の最終確認、内容確認、法令適合性の確認を必要に応じて行うこと。
• 当社の業務遂行に支障を及ぼす行為、虚偽申告、迷惑行為、不正アクセス、システム障害を引き起こす行為を行わないこと。

利用者が提供した情報の誤り、不備、遅延、権利侵害、秘密保持違反その他利用者の責めに帰すべき事由により生じた損害、遅延、追加費用について、当社は責任を負いません。

利用者は、当社が業務を遂行するために必要な範囲で、資料の閲覧、複製、編集、スキャン、電子化、保管、移送等を行うことに同意するものとします。

4. 支払条件および料金

サービス料金、支払方法、支払期限、追加費用の有無は、個別契約または見積書に定めるとおりとします。特段の定めがない場合、利用者は当社の請求書記載の支払期限までに、当社指定の方法により料金を支払うものとします。

振込手数料、送金手数料、決済手数料その他支払に要する費用は、原則として利用者の負担とします。

以下の場合、当社は追加料金を請求できるものとします。

• 当初想定を超える作業量、修正回数、資料点数、スキャン枚数、保管・整理対象物が発生した場合
• 利用者都合による仕様変更、納期変更、再作業が必要となった場合
• 緊急対応、夜間・休日対応、特急対応を行う場合
• 遠隔地対応、出張対応、特別な保管資材や機材が必要な場合

利用者が支払期限までに料金を支払わない場合、当社は、サービスの提供停止、納品保留、契約解除その他必要な措置を講じることができます。また、法令上認められる範囲で遅延損害金を請求できるものとします。

5. キャンセルおよび返金方針

利用者は、個別契約に別段の定めがある場合を除き、当社所定の方法でキャンセルを申し出ることができます。ただし、作業開始後、資料受領後、調査・設計・作成・スキャン・整理・保管準備等の実施後は、進行状況に応じた実費および作業対価を請求できるものとします。

以下の場合、キャンセルに伴い、当社は既に発生した費用、外注費、交通費、資材費、データ処理費、保管費その他合理的な費用を請求できます。

• 利用者の都合によるキャンセル
• 必要資料の未提出、確認遅延、連絡不能により業務が継続できない場合
• 利用者の指示変更により業務継続が困難となった場合

返金の可否および範囲は、個別契約、作業進捗、既発生費用、成果物の引渡し状況等を総合的に考慮して決定します。既に提供済みの役務に対する料金は、原則として返金されません。

6. 責任の制限

当社は、当社の故意または重過失による場合を除き、利用者に生じた逸失利益、間接損害、特別損害、派生損害、データ消失、機会損失、営業損失について責任を負いません。

当社が損害賠償責任を負う場合であっても、その賠償額は、当該損害の原因となった個別契約に基づき利用者が当社に実際に支払った直近の対価総額を上限とします。ただし、法令によりこの上限が無効とされる場合は、法令上許容される範囲で制限されます。

当社は、以下について責任を負いません。

• 利用者の指示、提供資料、提供データに起因する不備、誤記、漏れ
• 第三者サービス、通信回線、クラウド環境、外部保管サービスの障害
• 天災地変、停電、火災、感染症、行政指導、法令改正等の不可抗力
• 利用者による成果物の改変、再利用、第三者提供に起因する問題

7. 知的財産権

当社が作成した提案書、テンプレート、ひな形、ノウハウ、業務設計、文書構成、表現、スキャン手順、管理ルールその他の成果物に関する知的財産権は、別段の合意がない限り、当社または正当な権利者に帰属します。

利用者は、個別契約に定める範囲で、当社が納品した成果物を自己の業務目的のために利用できます。ただし、当社の事前承諾なく、成果物の複製、転載、再配布、販売、改変後の再提供、テンプレート化して第三者へ提供する行為はできません。

利用者が当社に提供した資料、商標、ロゴ、社内規程、業務情報その他の権利は、利用者または正当な権利者に留保されます。利用者は、当社が業務遂行のために必要な範囲でこれらを使用することを許諾するものとします。

8. データ保護およびプライバシー

当社は、個人情報保護法その他関連法令を遵守し、利用者から取得した個人情報および機密情報を適切に取り扱います。

当社は、取得した情報を以下の目的で利用します。

• サービスの提供、運営、管理
• 見積り、請求、支払管理
• 問い合わせ対応、連絡、通知
• 品質向上、業務改善、再発防止
• 法令遵守、紛争対応、権利保全

当社は、業務遂行上必要な範囲で、秘密保持義務を課した委託先、協力事業者、クラウドサービス提供者等に情報を取り扱わせることがあります。ただし、法令に基づく場合、本人の同意がある場合、または業務遂行に必要な範囲で適法に行う場合に限ります。

当社は、紙文書の電子化・スキャン代行、保管・整理サポートを行う際、利用者の指示に従い、適切な安全管理措置を講じます。ただし、利用者が保管方法、廃棄方法、アクセス権限設定等について具体的な指示をしない場合、当社は一般的に合理的と認められる方法で対応します。

利用者は、当社に提供する個人情報について、適法な取得権限および第三者提供権限を有することを保証するものとします。

9. 不可抗力

天災地変、火災、洪水、地震、疫病、戦争、暴動、テロ、法令・規制の制定改廃、行政機関の措置、停電、通信障害、システム障害、輸送機関の停止、その他当社の合理的支配を超える事由により、当社が本規約上の義務を履行できない場合、当社はその責任を負いません。

不可抗力事由が継続する間、当社はサービスの全部または一部を停止、延期、変更できるものとし、これにより生じた損害について責任を負いません。

10. 規約の変更

当社は、法令の改正、社会情勢の変化、サービス内容の変更、運営上の必要性その他合理的な理由がある場合、本規約を変更できるものとします。

変更後の本規約は、当社が適切な方法で周知した時点または当社が別途定める効力発生日から適用されます。利用者が変更後もサービスを継続利用した場合、変更後の規約に同意したものとみなされます。

11. 準拠法および管轄

本規約の解釈および適用は、日本法を準拠法とします。

本規約またはサービスに関連して当社と利用者との間に生じた紛争については、訴額に応じて東京地方裁判所または東京簡易裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とします。

12. お問い合わせ先

文書ソリューションズ東京

住所：〒101-0041 東京都千代田区神田須田町2丁目19-23 文書ソリューションズ東京

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3-6285-7943

13. 分離可能性

本規約のいずれかの条項またはその一部が、法令により無効、違法または執行不能と判断された場合であっても、その他の条項は引き続き完全に有効に存続します。

無効または執行不能とされた条項は、法令の趣旨に最も近い有効な内容に置き換えられるものとし、当社および利用者はこれに誠実に協議するものとします。

以上